Voor je eigen personeel is informatie vaak prima te vinden, maar hoe zit het met externe partijen? Bedrijven die graag willen samenwerken, komen onderling nog wel eens wat obstakels tegen. Fabian Sloos legt daarom uit hoe onmisbaar een online portaal is.
Intern wordt alles vaak mooi ondergebracht in Excel-sheets, vertelt Fabian. "Maar vervolgens wil je die gegevens ook met een klant kunnen delen. Dat vereist een volwassen applicatie. Iedereen moet er op afstand bij kunnen, maar niet iedereen wil hetzelfde te zien krijgen. Vaak mag dat ook niet, omdat je gegevens moet beschermen."
Fabian geeft daar een voorbeeld van. "Eén van onze klanten is een schuldhulpverlener. Ze werken samen met verschillende gemeentes in Nederland, die allemaal zelfstandig kunnen inloggen met een veilige code. Binnen dat portaal kun je dan bijvoorbeeld akkoord geven op bepaalde schuldsaneringsfases. Maar je ziet alleen wat voor jou van toepassing is. Je kunt zo'n omgeving dus inrichten op wat wel en niet gedeeld mag worden."
Achter de schermen kan er intussen van alles worden geautomatiseerd. "Normaal gesproken leest iemand misschien een mailtje met informatie, wat vervolgens weer overgetikt moet worden in een database. Binnen een portaal kun je die stap overslaan. Informatie wordt direct verwerkt."
"De essentie draait om efficiënt samenwerken", vertelt Fabian. "Of je dat nou doet met collega's of met een externe leverancier: je wil te allen tijde kunnen inloggen, waar je ook bent. Op die manier zit er ook veel minder vertraging in alle schakels van je werkproces. En het geeft natuurlijk een hoop vrijheid. Je kunt bij wijze van spreken 's avonds vanaf een terras nog een laatste wijziging doorvoeren."
Uiteraard staan privacy en veiligheid daarbij voorop, ook als de wetgeving verandert. Fabian benadrukt dat een systeem aanpasbaar moet blijven aan alle wensen en eisen. "Tot nu toe merken we dat vooral bij onze mediation-software. Die wordt bijvoorbeeld gebruikt bij echtscheidingen of arbeidsconflicten. Je mag bijvoorbeeld niet meer zoeken op een BSN-nummer, dus zou je daar ook geen veldje meer voor moeten zien."
"Ik vind dat elke ICT'er verantwoordelijk is om die veiligheid op zijn minst ter sprake te brengen", zegt Fabian. "Als iemand vraagt naar een optie om gegevens te exporteren, wil ik ook duidelijk maken dat dat misbruikt kan worden. Een extern portaal werkt heel fijn, maar het moet wel altijd een veilige omgeving zijn. Daar letten we zeker op."