Hoe handig spreadsheets ook zijn, ze kunnen intern voor een behoorlijke onrust zorgen. Zeker als meerdere mensen gegevens willen bijhouden. "Op een gegeven moment merk je dat het kritisch wordt", vertelt Fabian Sloos. "Je wilt voorkomen dat je een wildgroei aan veldjes en bestanden krijgt."
Fabian kent inmiddels legio voorbeelden van chaos achter de schermen. Denk aan een medewerker die alles netjes in Excel bijhoudt en zijn bestand vervolgens doorstuurt naar een collega. "Die persoon gaat vervolgens ook bewerken en stuurt het bestand terug", zegt Fabian. "Op een gegeven moment weet je dan niet meer welke versie je nou moet hebben. En nu heb ik het nog over twee medewerkers, maar in de praktijk kunnen het er natuurlijk ook tien zijn."
Hoe meer de documenten zich opstapelen, hoe lastiger het bovendien wordt om er nog iets nuttigs mee te doen. "Stel dat iemand opeens het idee krijgt om het geslacht van een klant bij te houden. Zo'n veldje aanmaken is natuurlijk zo gepiept, maar het staat alleen maar in de weg als je er uiteindelijk niets mee doet. Je wilt centraal kunnen besluiten wat er wordt opgeslagen. Daar helpt een database bij. Bovendien kun je dan meteen bepalen wie er wat te zien krijgt. Dat maakt het niet alleen overzichtelijker om in te werken, maar je kunt ook veel beter werken met privacy-gevoelige informatie."
Zo werkt Sloos ICT onder meer samen met een gezondheidskliniek. Dat bedrijf hield gegevens eerder bij in losse excelsheets, maar begon tegen grenzen aan te lopen. "Ze hadden moeite om data te vergelijken, omdat alles in losse spreadsheets stond. Dan wordt het bijvoorbeeld lastig om klantgegevens per regio in te zien, of om te achterhalen wie het vaakst jouw website bezoekt. Wij helpen onze klanten om die gegevens in een database te verwerken."
Bij dat proces moet er natuurlijk eerst goed worden gekeken naar bestaande excelsheets. Fabian denkt vervolgens graag op een praktische manier mee. "Wat wil je precies kwijt en hoe zet je die gegevens in? In Excel kun je ook actiepunten kwijt, zodat je bijvoorbeeld altijd een factuur verwerkt nadat je iemand hebt gebeld. Maar met tien verschillende sheets is het moeilijk om die opvolgpunten nog terug te vinden. Het liefst grijpen wij al die bestandjes en zorgen we dat het in software terecht komt, die intern vervolgens ook door iedereen gebruikt wordt."
"Alleen op die manier bereik je een uniforme werkwijze", zegt Fabian. "Je hebt dan dus een tool die voor iedereen altijd hetzelfde is. Tegelijkertijd blijft alles ook aan te passen. Je zit niet vast in de software. We groeien altijd mee met bedrijven en hun specifieke behoeftes."